STUDIU DE CAZ · GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Arhivă electronică pentru gestionarea documentelor
Arhiva Digitală este o platformă enterprise pentru arhivarea electronică securizată a documentelor companiilor, în conformitate cu cadrul legislativ aplicabil.
Industrie
SaaS
Client
Ribeit
Soluție
Platformă de arhivare electronică
Livrare
Design și arhitectură · 6 luni
01 — Context
O arhivă electronică presupune mai mult decât stocarea fișierelor.
Arhivele fizice fac dificilă și costisitoare consultarea documentelor, controlul perioadelor de păstrare, gestionarea accesului și eliminarea aprobată a acestora. Trecerea la o arhivă electronică necesită mai mult decât stocare: documentele trebuie să rămână trasabile, procesate securizat și administrate prin politici clare.
Pentru un furnizor de servicii de arhivare și organizațiile sale cliente, provocarea este gestionarea unor volume mari de documente, protejând informațiile sensibile și păstrând evidența fiecărei acțiuni critice.
02 — Problemă
Fluxurile de arhivare trebuiau să fie conforme, securizate și scalabile.
Colecțiile de documente pot implica organizații diferite, regimuri de acces, cerințe de metadate, certificate și proceduri definite legal pentru retenție sau eliminare. Fără o platformă structurată, aceste activități sunt dificil de controlat și auditat consecvent.
Ribeit avea nevoie de o soluție multi-tenant care să susțină serviciile de arhivare și să ofere fiecărei organizații cliente acces controlat la propriile colecții, informații operaționale și fluxuri de guvernanță.
03 — Soluție
O platformă multi-tenant pentru arhivă electronică.
Soluția propusă a fost platforma software Arhiva Digitală: un sistem software personalizat pentru arhivă electronică. Platforma oferă companiei Ribeit și organizațiilor cliente un mediu unitar pentru preluarea, procesarea, depunerea, consultarea, retenția și guvernanța documentelor.
Configurarea clientului și a serviciului
Administratorii și operatorii Ribeit pot configura clienți, contracte, scheme de metadate, nomenclatoare arhivistice, certificate, chei API, servicii și politici de stocare.
Importul documentelor și metadatele
Echipele client pot încărca documente prin interfață sau API, completa metadatele obligatorii, genera artefacte XML și alcătui pachete arhivistice controlate.
Prelucrarea pachetelor de arhivă
Un flux bazat pe checklist-uri ar valida, serializa, cripta și depune fiecare pachet arhivistic, cu urmărirea stării și reluarea controlată a pașilor.
Păstrarea, recuperarea și gestionarea
Registrele electronice, consultarea controlată, retenția, aprobările pentru selecție și eliminare, dashboardurile și rapoartele de conformitate ar susține întregul ciclu de viață al documentelor.
04 — Inginerie
Conceput pentru arhivare electronică securizată, on-premise.
Platforma este proiectată cu Angular și NgRx, C# și API-uri REST .NET, SQL Server, RabbitMQ și un monolit modular cu un serviciu dedicat de checklist și validare. Implementarea este on-premise, cu scalare orizontală și stocare pe file servere bazate pe SMB.
Platforma respectă Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Autentificarea multifactor obligatorie, criptarea și managementul cheilor prin Vault, controalele pentru certificate, rate limiting, permisiunile pentru documente clasificate și audit trail-urile răspund cerințelor juridice, de securitate și operaționale.
Acces securizat și permisiuni
MFA, controalele stricte bazate pe roluri și accesul controlat la documente clasificate asigură operarea securizată pentru rolurile Ribeit și ale organizațiilor cliente.
Auditabilitate și trasabilitate
Jurnalele detaliate și audit trail-urile înregistrează acțiunile utilizatorilor și ale sistemului, accesul la arhivă și operațiunile critice pentru conformitate și revizuire operațională.
Prelucrare arhivistică scalabilă
Controalele pentru capacitatea de stocare, orchestrarea asincronă a fluxurilor și scalarea orizontală susțin prelucrarea unor volume mari de documente, fără infrastructură hyperscaler.
05 — Rezultate
O arhitectură gata de implementare pentru arhivă electronică.
Procesul de prototipare a fost finalizat în aproximativ șase luni și a definit direcția produsului, fluxurile operaționale și arhitectura necesară pentru o arhivă electronică on-premise. Planul rezultat acoperă conformitatea legală, securitatea, capacitatea de procesare, reziliența, volumele mari de stocare și creșterea pe termen lung în infrastructura controlată de client.
Proiect gata de implementare
Un proiect de soluție gata de implementare, conform cu legislația română privind arhivarea electronică și cu constrângerile operaționale specifice mediului local.
Scala la nivel local
O abordare la nivel de sistem pentru capacitate, debit, scalare orizontală, reziliență și creșterea arhivei pe termen lung, fără a recurge la infrastructura furnizorilor de servicii de cloud la scară foarte mare.
Documentația privind finanțarea
Documentația tehnică întocmită în sprijinul cererii de finanțare europeană a proiectului.
Ai nevoie de o soluție pentru gestionarea documentelor?
Ajutăm organizațiile să transforme fluxurile de lucru complexe legate de documente și conformitate în produse software fiabile.
Întrebări frecvente
Ce este Digital Archive?
Digital Archive este un concept de platformă enterprise pentru arhivă electronică. A fost conceput pentru a ajuta furnizorii de servicii de arhivare și organizațiile cliente să preia, să proceseze, să păstreze, să consulte și să administreze colecții de documente.
Ce problemă aborda platforma?
Conceptul aborda limitele arhivelor fizice și nevoia de a gestiona păstrarea, accesul și eliminarea documentelor într-un mod căutabil, securizat și guvernat de politici clare.
Cum ar fi procesate documentele?
Documentele ar putea fi încărcate prin interfață sau API, validate, completate cu metadate obligatorii, grupate în pachete arhivistice și transmise printr-un flux bazat pe checklist-uri pentru depunere securizată în arhivă.
Cum ar susține platforma conformitatea?
Proiectarea a inclus acces pe roluri, autentificare multifactor obligatorie, jurnale auditabile, fluxuri pentru retenție și selecție, criptare, managementul certificatelor și acces controlat la documente clasificate.
Ce arhitectură a fost definită?
Arhitectura gata de implementare a combinat Angular cu NgRx, C# și API-uri REST .NET, SQL Server, RabbitMQ, un monolit modular, un serviciu de checklist și stocare on-premise scalabilă orizontal.
Ce rezultate a produs proiectarea?
Proiectarea produsului și arhitectura sistemului au fost finalizate în aproximativ șase luni, inclusiv documentația tehnică pentru cererea de finanțare europeană. Implementarea urma să continue după aprobarea finanțării.